Что такое СЭД: Делопроизводство в эпоху цифровой трансформации 2025

Каждый день компании сталкиваются с необходимостью обрабатывать множество документов. Бумажные архивы, бесконечные согласования, потерянные файлы — все это замедляет работу и снижает эффективность.

Системы электронного документооборота (СЭД) уже давно стали неотъемлемой частью бизнес-процессов, однако в 2025 году они претерпевают значительные изменения. Ключевые тенденции включают полную цифровизацию делопроизводства, интеграцию с государственными сервисами и поддержку трансграничного документооборота в рамках ЕАЭС.

Автоматизация с помощью искусственного интеллекта и low-code платформ упрощает настройку систем, а мобильный доступ и совместное редактирование документов обеспечивают гибкость работы. При этом соблюдение нормативных требований и обеспечение безопасности данных остаются приоритетами.

Важно отметить, что глобальный рынок ЭДО демонстрирует стабильный рост в 7-10% в год, что подчеркивает его значимость для бизнеса, особенно в условиях законодательных изменений и развития цифровых технологий.

Начнем с базы. В любой компании существует документация. Объем этой документации зависит от масштаба компании: в небольших фирмах речь может идти об ограниченном числе документов, работа с которыми не будет ресурсозатратной.

Когда же в фокусе внимания оказываются большие предприятия, оказывается, что число документов и ресурсов, которые расходуются для их обработки, становится кратно больше. Чем больше бизнес-процессов, тем выше потребность компании в их оптимизации и автоматизации.

Собрали ниже общую схему популярных функций и возможностей системы автоматизации делопроизводства (СЭД), и электронного документооборота (ЭДО) организации в целом.

Поскольку основная задача СЭД — это автоматизация рутины по работе с документами для сотрудников компаний, возможности ее достаточно обширны:

Для чего предназначен сервис сэд?

1. Экономит время сотрудников на работе с документацией с помощью шаблонов и возможности автоматического создания документов и позволяет им сконцентрироваться на основных задачах бизнеса.

2. Есть возможность работать с электронной подписью, имеющей юридическую силу.

3. Помогает расходовать средства компании более эффективно — экономит деньги на отправке, бумаге и печати.

4. Сокращает риски возврата и потери важных документов. Плюс экономит средства на штрафы и повторную отправку оригиналов.

5. Вся документация компании переходит в электронный архив, благодаря чему можно быстрее найти нужные бумаги и актуализировать их статус.

6. Позволяет компактно хранить большие объемы информации, не захламляя при этом офисные места хранения.

При этом у СЭД есть и другие преимущества, например, она может работать с внешним документооборотом через интеграцию с сервисами внешнего ЭДО. А еще в системе есть опция совместной работы с документами и возможность сбора аналитики.

Некоторые системы отличаются возможностью работы с кадровыми документами (КЭДО), что значительно упрощает работу сотрудникам отдела кадров.

Современные СЭД-системы также активно внедряют технологии искусственного интеллекта (ИИ) и машинного обучения для автоматизации рутинных задач, таких как распознавание текста (OCR), автоматическое создание протоколов и предсказание действий на основе исторических данных. Это позволяет сотрудникам сосредоточиться на более важных и творческих задачах.

В зависимости от сегмента, в котором компания осуществляет деятельность, конкуренция на рынке идет по разным сценариям. Новые и на первый взгляд более удобные в плане интерфейса облачные сервисы для малого и среднего бизнеса не всегда выигрывают у «старичков-консерваторов» (например, 1С:ДО), потому что для крупного бизнеса и холдингов намного важнее отказоустойчивость и стабильность на большом объеме операций и пользователей.

Мы собрали список наиболее интересных, на наш взгляд, российских ПО:

• 1С:Документооборот

Проверенная и одна из самых популярных отечественных систем электронного документооборота для крупных компаний и холдингов, уже использующих продукты платформы «‎1С».

• Контур.Диадок

Продвинутая, но в тоже время простая в управлении, система электронного документооборота с широким выбором готовых модулей интеграций.

• СБИС

Довольно популярная программа для управления документами за счет дополнительных функций и роумингу с любыми другими СЭД.

• LDM.Express

Готовая система управления корпоративным контентом от ведущего разработчика ИТ-решений компании ЛАНИТ, использующая российскую платформу.

• ELMA

Облачная система, предназначенная для организации делопроизводства и управления корпоративным контентом.

• DirectumRX

Мощный продукт в сфере автоматизации бизнес-процессов электронного документооборот. Одни из лидеров в своей сегменте.

• Дело от компании «‎ЭОС»

Работает с программами семейства «МойОфис».

• СЭД от Точка банка

Бесплатный для клиентов банка документооборот для малых предпринимателей и небольшого бизнеса.

• СЭД от Сбера

Электронный документооборот от Сбербанка — удобный и безопасный обмен документами для предпринимателей, предоставляется бесплатно при наличии подключенного пакета услуг Сбербанк Бизнес.

• Астрал ДОКИ

Новый сервис от одного из крупнейших операторов рынка ЭДО.

Выбирая СЭД, обратите внимание на её гибкость. Система должна позволять быстро адаптировать рабочие процессы под нужды компании. Это особенно важно для растущего бизнеса, где требования постоянно меняются. Проверьте, насколько легко можно настраивать маршруты документов и добавлять новые функции без помощи программистов.

Интеграция 1С:Документооборот с другими системами позволяет компании управлять документами в единой среде, устраняя дублирование данных и снижая количество ошибок. Это упрощает работу сотрудников, ускоряет согласование документов и делает бизнес-процессы более прозрачными.

Ключевые возможности интеграции:

• Автоматическая синхронизация данных — документы и их статусы обновляются в реальном времени, исключая расхождения между системами.

• Совместное редактирование и контроль версий — сотрудники могут вносить изменения, оставлять комментарии и отслеживать историю правок.

• Мобильный доступ — полная функциональность системы доступна с телефона или планшета, что удобно для удаленной работы.

• Поддержка новых налоговых требований — система уже адаптирована к ставкам НДС 5% и 7%, что важно для бизнеса.

• Оптимизация затрат — автоматизация документооборота снижает зависимость от ручного труда и помогает минимизировать финансовые риски.

Для получения более подробной информации о возможностях интеграции с другими СЭД и операторами ЭДО рекомендуется посетить раздел Академическая ГиперИнтеграция, где представлены демонстрации и описание функций системы.

Как и при решении других задач корпоративного документооборота, важно понимать, какие проблемы именно в этой компании должна решить СЭД. Когда ответ на этот вопрос будет сформулирован, можно будет переходить к другим параметрам, которые важно учитывать:

• Вариант поставки

На серверах заказчика (для компаний с собственной ИТ-инфраструктурой, только локальная сеть) или в облаке, с возможностью работы с любого устройства и с доступом в интернет.

• Функциональность

Есть ли у данной системы все функции, необходимые для решения задач конкретной компании.

• Совместимость

Может ли новая система работать с тем ПО, которое уже используется компанией.

• Интерфейс

Насколько он удобен и прост в использовании.

• Расходы

Доступна ли покупка и дальнейшие поддержка и обслуживание СЭД для бюджета предприятия.

• Распространенность и зрелость СЭД

Чем более знакома другим выбранная система, тем больше вероятность встретить ее у ваших контрагентов.

• Масштабирование

Возможна ли перенастройка системы при масштабировании бизнеса.

• Разработчик

Есть ли у компании, создавшей СЭД, опыт работы с компаниями из вашей отрасли/вашего типа.

На первый взгляд, может показаться, что выбрать систему электронного документооборота не так уж просто, но ее внедрение — это инвестиция, которая окупается довольно быстро. И ради этого стоит один раз разобраться.

Будет лукавством утверждать, что переход на ЭДО и использование СЭД это легкий процесс, который можно однажды настроить и больше никогда о нем не вспоминать. У СЭД есть несколько несущественных, но все-таки недостатков, знать о которых важно на старте принятия решения:

1. Первичные инвестиции на покупку системы могут быть ощутимыми для предприятия (стоимость решений достигает 80 тыс. до 100 млн. рублей);

2. На внедрение и настройку нужно время, как и на обучение сотрудников;

3. Следить за функционированием и сервисным обслуживанием должен будет администратор, которого нужно будет обучить или принять на работу;

4. Перед вами будет стоять задача регулярного резервного копирования и обеспечения общей безопасности (разграничение прав, защита от вирусов и несанкционированных проникновений).

Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) — это как раскрытие новой главы в жизни компании: возможность улучшить процессы, повысить эффективность и обеспечить надежность данных. СЭД не только сокращают временные и материальные затраты на обработку документов, но и значительно упрощают взаимодействие внутри организации и с внешними партнёрами.

✅ Внедрять цифровые технологии для повышения конкурентоспособности.

✅ Рассмотреть платформу 1C:Документооборот, чтобы упростить работу с документами.

✅ Выбирать гибкие СЭД, которые легко адаптируются к задачам компании.

✅ Переходить на локальные системы, которые обеспечат стабильность на 7–10 лет.

Основные этапы успешного внедрения СЭД:

1. Анализ потребностей компании и специфики бизнес-процессов.

2. Выбор подходящей системы, учитывающей масштаб и требования организации.

3. Качественная подготовка персонала и обучение сотрудников работе с новой системой.

4. Постепенное внедрение и адаптация в соответствии с потребностями компании.

5. Постоянное сопровождение и поддержка системы для обеспечения её эффективной работы.

Внедрение СЭД — это не просто технологическое обновление, а стратегический шаг, направленный на повышение конкурентоспособности и улучшение управления информационными потоками компании. Наша команда экспертов готова помочь в реализации задач по внедрению и автоматизации процессов документооборота, обеспечивая комплексную поддержку и консультации в соответствии с индивидуальными потребностями вашего бизнеса.