Главная → База знаний → Что такое СЭД в делопроизводстве в 2024
Что такое СЭД
Автор: Владимир Лушников | Обновлено: 29 июля 2024 | 🕐 16 мин. чтения
Если коротко, то это система электронного документооборота, то есть программа, позволяющая работать с электронными документами. Но и для этого лаконичного определения нужны дополнения и пояснения. О них и будет наша статья.
Какое основное назначение СЭД?
Начнем с базы. В любой компании существует документация. Объем этой документации зависит от масштаба компании: в небольших фирмах речь может идти об ограниченном числе документов, работа с которыми не будет ресурсозатратной.
Когда же в фокусе внимания оказываются большие предприятия, оказывается, что число документов и ресурсов, которые расходуются для их обработки, становится кратно больше. Чем больше бизнес-процессов, тем выше потребность компании в их оптимизации и автоматизации.
Собрали ниже общую схему популярных функций и возможностей системы автоматизации делопроизводства (СЭД), и электронного документооборота (ЭДО) организации в целом.
![](http://fs-thb02.getcourse.ru/fileservice/file/thumbnail/h/3c138069224a817d19a7c0e9cc8b56fc.png/s/s1200x/a/101008/sc/149)
Чем отличается СЭД и ЭДО?
В последние годы российские системы электронного документооборота значительно продвинулись. Интеграция основных функций ECM и BPM значительно усилила способности СЭД в обработке заявок, договорных процессах и юридических вопросах.
Теперь эти системы поддерживают бизнес-логику жизненного цикла документов и способны создавать сложные сценарии по процессам.
ЭДО — это электронное делопроизводство в целом: по сути это «жизнь» документов в электронной форме (их создание, согласование, подписание электронной подписью, направление контрагентам и т.д.).
СЭД — это инструмент, благодаря которому эта жизнь в электронном формате становится возможной. Это система или платформа, которая позволяет работать с электронными документами.
То есть СЭД — это ключевой элемент ЭДО.
Современные СЭД-системы представляют собой масштабируемые платформы CSP (англ. расшифровка Content Service Platform), способные создавать разнообразные решения: от организации традиционного делопроизводства до управления цифровыми процессами высокой сложности.
Они поддерживают юридически значимый безбумажный документооборот (ЮЭЗДО) как внутри организации, так и во взаимодействии с контрагентами.
Зачем переходить на электронный документооборот?
Поскольку основная задача СЭД — это автоматизация рутины по работе с документами для сотрудников компаний, возможности ее достаточно обширны:
Для чего предназначен сервис сэд?
Экономит время сотрудников на работе с документацией с помощью шаблонов и возможности автоматического создания документов и позволяет им сконцентрироваться на основных задачах бизнеса.
Есть возможность работать с электронной подписью, имеющей юридическую силу.
Помогает расходовать средства компании более эффективно — экономит деньги на отправке, бумаге и печати.
Сокращает риски возврата и потери важных документов. Плюс экономит средства на штрафы и повторную отправку оригиналов.
Вся документация компании переходит в электронный архив, благодаря чему можно быстрее найти нужные бумаги и актуализировать их статус.
Позволяет компактно хранить большие объемы информации, не захламляя при этом офисные места хранения.
При этом у СЭД есть и другие преимущества, например, она может работать с внешним документооборотом через интеграцию с сервисами внешнего ЭДО. А еще в системе есть опция совместной работы с документами и возможность сбора аналитики.
Некоторые системы отличаются возможностью работы с кадровыми документами (КЭДО), что значительно упрощает работу сотрудникам отдела кадров.
Примеры автоматизации делопроизводства
Существует достаточно много классификаций СЭД: это обусловлено тем, какой критерий для выбора является решающим.
С точки зрения функциональности системы электронного документооборота предназначены для:
делопроизводства внутри предприятия;
хранения электронных документов (электронные архивы);
автоматизации бизнес-процессов (workflow-системы);
упрощения взаимодействие с клиентами через CRM.
По параметру универсальности они могут быть:
коробочными (покупка готовой системы с нужными модулями «из коробки»);
индивидуальными (создаются по заказу предприятия под ее задачи);
комбинированными (покупка модулей с возможностью дополнительной доработки под запросы компании).
По набору функций выделяются:
Внутрикорпоративные системы для обмена документами внутри организации;
Межкорпоративные системы для взаимодействия с внешними контрагентами, такими как Почта России, Татнефть, МГУ и другими;
Системы для взаимодействия с государственными структурами, включая налоговые органы, социальные фонды, федеральные и муниципальные органы власти, такие как МВД РФ, Министерство культуры, Роспотребнадзор и другие.
Типовые требования к СЭД
Чтобы немного сузить представление о СЭД, нужно обозначить типовые требования к ним. Они предоставляют ряд необходимых функций, которые способствуют автоматизации и оптимизации бизнес-процессов. Основные требования к СЭД включают:
Создание, сканирование, распознавание, регистрация, согласование и подписание документов.
Возможность комментирования и коллективного редактирования.
Создание резолюций, контроль исполнения и протоколирование действий.
Формирование отчетности и управление электронным архивом.
Разграничение доступа к документам.
Использование электронной подписи, автоматизация стандартных функций и массовый ввод документов.
Для СЭД также важны применение электронной подписи, возможность автоматического выполнения стандартных функций и массовый ввод документов.
Какие новшества в сфере ЭДО появились в 2024-м
Системы электронного документооборота становятся все популярнее с каждым годом, поэтому эта сфера регулярно обновляется, появляются новые требования и регламенты. В 2024-м произошло несколько значимых изменений:
С февраля ФНС был установлен новый электронный формат для УПД (универсального передаточного документа).
С марта электронные доверенности, которые отправляются в налоговую инспекцию для сдачи отчетности, необходимо оформлять по формату 5.02 (старый формат 5.01 все еще действует до 28.02.2025).
С сентября схема работы с ЭП физического лица и МЧД (машинописная доверенность) будет обязательной для всех сотрудников предприятия, которые подписывают документы в ЭДО.
Главные игроки на российском рынке корпоративных СЭД
В зависимости от сегмента, в котором компания осуществляет деятельность, конкуренция на рынке идет по разным сценариям. Новые и на первый взгляд более удобные в плане интерфейса облачные сервисы для малого и среднего бизнеса не всегда выигрывают у «старичков-консерваторов» (например, 1С:ДО), потому что для крупного бизнеса и холдингов намного важнее отказоустойчивость и стабильность на большом объеме операций и пользователей.
Мы собрали список наиболее интересных, на наш взгляд, российских ПО:
1С:Документооборот
Проверенная и одна из самых популярных отечественных систем электронного документооборота для крупных компаний и холдингов, уже использующих продукты платформы «1С».
Контур.Диадок
Продвинутая, но в тоже время простая в управлении, система электронного документооборота с широким выбором готовых модулей интеграций.
СБИС
Довольно популярная программа для управления документами за счет дополнительных функций и роумингу с любыми другими СЭД.
LDM.Express
Готовая система управления корпоративным контентом от ведущего разработчика ИТ-решений компании ЛАНИТ, использующая российскую платформу.
ELMA
Облачная система, предназначенная для организации делопроизводства и управления корпоративным контентом.
DirectumRX
Мощный продукт в сфере автоматизации бизнес-процессов электронного документооборот. Одни из лидеров в своей сегменте.
Дело от компании «ЭОС»
Работает с программами семейства «МойОфис».
СЭД от Точка банка
Бесплатный для клиентов банка документооборот для малых предпринимателей и небольшого бизнеса.
СЭД от Сбера
Электронный документооборот от Сбербанка — удобный и безопасный обмен документами для предпринимателей, предоставляется бесплатно при наличии подключенного пакета услуг Сбербанк Бизнес.
Астрал ДОКИ
Новый сервис от одного из крупнейших операторов рынка ЭДО.
Еще одно важное обновление 2024 года — это как раз решение Астрал Докс (или ДОКИ), сервис для управления электронным документооборотом, который упрощает работу с документами и повышает эффективность бизнес-процессов. Предлагаем вам посмотреть запись с обзором Владимира Лушникова "Погружение в ДОКИ", где он подробно рассказал про разработанный нами модуль интеграции в 1С Документооборот.
На что ориентироваться при выборе
Как и при решении других задач корпоративного документооборота, важно понимать, какие проблемы именно в этой компании должна решить СЭД. Когда ответ на этот вопрос будет сформулирован, можно будет переходить к другим параметрам, которые важно учитывать:
Вариант поставки
На серверах заказчика (для компаний с собственной ИТ-инфраструктурой, только локальная сеть) или в облаке, с возможностью работы с любого устройства и с доступом в интернет.
Функциональность
Есть ли у данной системы все функции, необходимые для решения задач конкретной компании.
Совместимость
Может ли новая система работать с тем ПО, которое уже используется компанией.
Интерфейс
Насколько он удобен и прост в использовании.
Расходы
Доступна ли покупка и дальнейшие поддержка и обслуживание СЭД для бюджета предприятия.
Распространенность и зрелость СЭД
Чем более знакома другим выбранная система, тем больше вероятность встретить ее у ваших контрагентов.
Масштабирование
Возможна ли перенастройка системы при масштабировании бизнеса.
Разработчик
Есть ли у компании, создавшей СЭД, опыт работы с компаниями из вашей отрасли/вашего типа.
На первый взгляд, может показаться, что выбрать систему электронного документооборота не так уж просто, но ее внедрение — это инвестиция, которая окупается довольно быстро. И ради этого стоит один раз разобраться.
![](http://fs-thb03.getcourse.ru/fileservice/file/thumbnail/h/a333c55d07eb3b3f979a781d6293b6b3.png/s/200x200/a/101008/sc/150)
Внедрение корпоративной СЭД лучше осуществлять поэтапно — это обезопасит от хаоса и будет способствовать более быстрой и легкой адаптации сотрудников к новому формату работу.
Шаг 1. Сформируйте команду.
Проектная команда для внедрения и последующего обслуживания.
Сюда должны войти как IT-специалисты из штата, так и внешние консультанты, имеющие представление о работе с выбранной системой.
Шаг 2. Составьте план работы.
Декомпозируйте работу: разбейте крупные задачи на подзадачи, выберите ответственных и обозначьте дедлайны.
Шаг 3. Продумайте логику.
Небольшие компании могут воспользоваться готовыми решениями, подстроив под него рабочие процессы. Поставьте бизнес-аналитику из команды внедрения цель по созданию структуры СЭД, обозначьте конкретные задачи бизнеса.
Шаг 4. Запустите внедрение.
Интегрируйте систему с другими ИТ-решениями предприятия, доработайте решения, которые нельзя решить стандартным путем.
Шаг 5. Проведите обучение.
Сфокусируйтесь на обучении сотрудников, которые будут работать с СЭД.
Назначьте роли, выдайте права доступа, настройте маршрут движения документов.
Если алгоритм звучит объемно и сложно, лучше обратиться к тем, для кого она так не звучит. В Академии у нас есть услуга по Внедрению Документооборота → запишитесь на бесплатную консультацию, где мы расскажем о том, как будет проходить внедрение и рассчитаем стоимость проекта.
Рассчитать стоимость проекта внедрения СЭД
Недостатки электронного документооборота
Будет лукавством утверждать, что переход на ЭДО и использование СЭД это легкий процесс, который можно однажды настроить и больше никогда о нем не вспоминать. У СЭД есть несколько несущественных, но все-таки недостатков, знать о которых важно на старте принятия решения:
Первичные инвестиции на покупку системы могут быть ощутимыми для предприятия (стоимость решений достигает 80-100 т.р.);
На внедрение и настройку нужно время, как и на обучение сотрудников;
Следить за функционированием и сервисным обслуживанием должен будет администратор, которого нужно будет обучить или принять на работу;
Перед вами будет стоять задача регулярного резервного копирования и обеспечения общей безопасности (разграничение прав, защита от вирусов и несанкционированных проникновений).
Что в итоге
Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) — это как раскрытие новой главы в жизни компании: возможность улучшить процессы, повысить эффективность и обеспечить надежность данных. СЭД не только сокращают временные и материальные затраты на обработку документов, но и значительно упрощают взаимодействие внутри организации и с внешними партнёрами.
Основные этапы успешного внедрения СЭД:
Анализ потребностей компании и специфики бизнес-процессов.
Выбор подходящей системы, учитывающей масштаб и требования организации.
Качественная подготовка персонала и обучение сотрудников работе с новой системой.
Постепенное внедрение и адаптация в соответствии с потребностями компании.
Постоянное сопровождение и поддержка системы для обеспечения её эффективной работы.
Внедрение СЭД — это не просто технологическое обновление, а стратегический шаг, направленный на повышение конкурентоспособности и улучшение управления информационными потоками компании. Наша команда экспертов готова помочь в реализации задач по внедрению и автоматизации процессов документооборота, обеспечивая комплексную поддержку и консультации в соответствии с индивидуальными потребностями вашего бизнеса.
Есть вопрос? — Поделитесь вашим мнением в комментариях.
Как настроить и использовать электронную подпись (ЭП) в 1С:Документооборот? Как зашифровать файл в 1С:Документооборот?
Разберемся с термином бизнес-процесс и как процессы используются в 1с, и в частности в 1с документообороте. Выделим элементарные процессы: исполнение, рассмотрение, регистрация, согласование, утверждение.
авторизуйтесь